利用規約とプライバシーポリシーの作り方

利用規約は、民法の「定型約款」のルールに沿って、利用者が契約の内容とすることに同意した（または事前に表示した）状態を作り、変更の手順も定めておくことが基本です。プライバシーポリシーは、個人情報保護法で本人が知り得る状態に置くことが求められている事項（利用目的、開示等の手続、安全管理措置、苦情の申出先など）を漏れなく書きます。どちらも、ひな形をそのまま使うのではなく、自社のサービスの実際の動きに合わせて書くことが重要です。

利用規約とプライバシーポリシーの役割の違い

	利用規約	プライバシーポリシー
目的	サービスを利用する契約の条件を定める	個人情報の取扱いを本人に知らせる
主な根拠となる法律	民法（定型約款）、消費者契約法など	個人情報保護法
利用者の同意	契約に組み入れるための合意や表示が必要	公表自体に同意は不要。ただし第三者提供など同意が必要な取扱いがある

プライバシーポリシーは、利用者との約束というより、法律で公表が求められている事項をまとめて示す文書です。利用規約の中にプライバシーポリシーを取り込む形にすると、両者の性質が混ざり、変更の手続も複雑になるため、別の文書にしておくのが一般的です。

利用規約と定型約款のルール

定型約款とは

民法第548条の2は、「定型取引」を「ある特定の者が不特定多数の者を相手方として行う取引であって、その内容の全部又は一部が画一的であることがその双方にとって合理的なもの」と定め、定型取引で契約の内容とすることを目的として準備された条項の総体を「定型約款」としています。多くの一般消費者向けのウェブサービスの利用規約は、これに当たると考えられます。事業者向けのサービスで、取引先ごとに条件を交渉する場合は当たらないこともあるため、自社の取引が定型取引に当たるかは専門家に確認します。

契約に組み入れるための条件

定型取引を行うことに合意した者は、次のいずれかの場合に、定型約款の個別の条項にも合意したものとみなされます（民法第548条の2第1項）。

1. 定型約款を契約の内容とする旨の合意をしたとき
2. 定型約款を準備した者が、あらかじめその定型約款を契約の内容とする旨を相手方に表示していたとき

実務では、申込み画面で利用規約へのリンクを示し、「利用規約に同意する」の確認を得てから申込みを完了させる形が多く使われます。どの版の規約に、いつ同意したかを記録しておくと、後で争いになったときに説明しやすくなります。

相手方の利益を一方的に害する条項

相手方の権利を制限し、または義務を加重する条項のうち、取引の態様や実情、取引上の社会通念に照らして信義則に反し相手方の利益を一方的に害すると認められるものは、合意をしなかったものとみなされます（民法第548条の2第2項）。規約に書いたからといって、どんな条項でも効力を持つわけではありません。

内容を示す義務

定型約款を準備した者は、合意の前、または合意の後相当の期間内に相手方から請求があれば、遅滞なく相当な方法で定型約款の内容を示さなければなりません（民法第548条の3）。合意の前にこの請求を拒んだ場合は、一時的な通信障害などの正当な事由がある場合を除き、定型約款は契約に組み入れられません。利用規約は、申込み前に誰でも読める場所に掲載しておきます。

規約を変更するときの条件

新規事業では、サービスの内容や料金が変わるたびに規約を変える必要が出てきます。民法第548条の4は、次のいずれかに当たる場合に、個別の合意なしに定型約款を変更できるとしています。

1. 変更が相手方の一般の利益に適合するとき
2. 変更が契約をした目的に反せず、かつ、変更の必要性、変更後の内容の相当性、定型約款を変更することがある旨の定めの有無とその内容、その他の変更に係る事情に照らして合理的なとき

変更するときは、効力発生時期を定め、変更する旨、変更後の内容、効力発生時期をインターネットの利用その他の適切な方法で周知しなければなりません。2の変更の場合は、効力発生時期が来るまでに周知しないと効力が生じません。規約の中に「規約を変更することがある旨」と変更の手順を書いておき、変更時には予告期間を置いて告知する運用にしておきます。

利用規約に入れる主な項目

サービスによって必要な項目は変わりますが、一般的には次のような項目を検討します。

• 適用範囲と、規約への同意の方法
• 利用登録とアカウントの管理（なりすまし、第三者への譲渡の禁止など）
• 料金、支払方法、支払時期、解約と返金の扱い
• 禁止事項（法令違反、他の利用者への迷惑行為、不正アクセス、サービスへの過度な負荷など）
• 利用者が投稿・入力したデータの権利と、事業者が利用できる範囲
• サービスの変更・停止・終了の扱い
• 利用停止・登録抹消の条件
• 免責と損害賠償の範囲
• 規約の変更の手順
• 準拠法と管轄裁判所

生成AIを組み込んだサービスでは、入力データの扱いや、出力の正確性についての扱いも検討が必要です。論点は生成AIを使ったサービス開発で確認することにまとめています。

消費者向けサービスの免責条項の限界

消費者との契約では、消費者契約法の規定も確認が必要です。消費者契約法第8条は、事業者の債務不履行や不法行為による損害賠償責任の全部を免除する条項、故意または重大な過失による場合の責任の一部を免除する条項などを無効としています。また、責任の一部を免除する条項であっても、軽過失による行為にのみ適用されることを明らかにしていないものは無効とされています（同条第3項）。「当社は一切の責任を負いません」という書き方は、消費者向けサービスでは効力を持たない可能性が高いため、責任を制限する場合は範囲と条件を具体的に書きます。

同法第10条は、法令の任意規定に比べて消費者の権利を制限し、または義務を加重する条項で、信義則に反して消費者の利益を一方的に害するものを無効としています。

プライバシーポリシーに書く事項

個人情報保護法は、保有個人データについて、次の事項を本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置くことを求めています（法第32条）。個人情報保護委員会の資料では、次のように整理されています。

• 事業者の氏名または名称、住所、法人の場合は代表者の氏名
• 全ての保有個人データの利用目的
• 開示等の請求に応じる手続
• 保有個人データの安全管理のために講じた措置（公表により支障を及ぼすおそれがあるものを除く）
• 苦情の申出先
• 認定個人情報保護団体に加入している場合は、その名称と苦情の解決の申出先

このほか、利用目的の公表（法第21条）、共同利用を行う場合に本人が容易に知り得る状態に置く事項、外国にある第三者に提供する場合の情報提供など、事業の内容に応じて書く事項が増えます。何を書くべきかは、実際にどの情報を集め、どの外部サービスに預け、誰と共有しているかで決まります。まず情報の流れを図や表にし、それをもとに書きます。基本的なルールは新規事業での個人情報の取り扱いで整理しています。

ひな形を使うときの注意

インターネット上のひな形や他社の規約は、構成の参考にはなりますが、そのまま使うと次のような問題が起きます。

• 自社のサービスにない機能や料金体系の条項が残り、実際の運用と食い違う
• 必要な条項（自社特有のデータの扱い、返金の条件など）が抜ける
• 他社の文章をそのまま使うことで、著作権の問題が生じるおそれがある

ひな形を使う場合も、条項ごとに「自社のサービスでは実際にどうなっているか」を確かめながら書き直します。書いた内容と実際の運用が違うことが、最も問題になりやすい点です。

大企業と起業家で異なる点

大企業の新規事業担当者の場合

多くの場合、法務部門が既存事業の規約をもとに作成・審査します。既存事業の規約は、新規事業のサービスの実態（無料の試行期間、段階的な機能公開、外部サービスとの連携など）に合わないことがあるため、サービスの仕様とデータの流れを早めに法務部門へ共有します。検証段階の試行サービスであっても、社外の利用者がいるなら規約とプライバシーポリシーは必要です。

起業家・スタートアップの場合

MVPの公開を急ぐ中で、規約とプライバシーポリシーが最後に回されがちです。少なくとも、サービスの実態に合った内容で公開時に用意し、事業が固まってきた段階で弁護士の確認を受けて見直す、という順番を想定しておきます。ネットで有料の商品やサービスを売る場合は、特定商取引法の表示も必要です（ネット販売を始めるときの特定商取引法の表示）。

まとめ

• 利用規約は、定型約款のルールに沿って、同意の取得または事前の表示で契約に組み入れる
• 相手方の利益を一方的に害する条項は効力を持たない。消費者向けでは消費者契約法の免責条項の規制も確認する
• 規約の変更は民法の要件に沿って行い、効力発生時期と内容を事前に周知する
• プライバシーポリシーには、法律で本人の知り得る状態に置くべき事項を漏れなく書く
• ひな形は構成の参考にとどめ、サービスの実態に合わせて書く

制度は改定されます。公開や契約の前に、公式情報と専門家（弁護士など）に確認してください。

参考資料

• 民法（e-Gov法令検索）
• 消費者契約法（e-Gov法令検索）
• 個人情報保護法の基本（令和5年9月）（個人情報保護委員会）
• 個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）
• 法令・ガイドライン等（個人情報保護委員会）